Search and Hit Enter

4E untuk Menghadang COVID-19

Saat Presiden Jokowi mengumumkan COVID-19 masuk ke Indonesia awal Maret lalu,  masyarakat cukup dibuat kaget. Bayang-bayang akan terjadi penularan secara luas semakin nyata. Benar saja, hanya dalam hitungan hari jumlah positif tertular COVID-19 meningkat tajam. Lihat saja, dari hanya dua-tiga orang yang dinyatakan positif COVID-19, dalam waktu sebulan bisa mencapai ratusan orang. Di Jakarta saja awal Mei 2020  terdapat 4.417 orang positif COVID-19. Ini artinya lompatan angka yang ekstrim dari hari ke hari. Peningkatannya bukan lagi berpola deret hitung, tapi sudah menjadi deret ukur.

Pandemi COVID-19 tentu saja berimbas kepada pendidikan di Indonesia. Ini diungkapkan oleh UNESCO. Diprediksi akan ada sekitar 300 juta jiwa siswa di seluruh dunia akan terganggu aktivitas sekolahnya. Bila dibiarkan akan mengancam hak-hak pendidikan mereka dimasa depan.  Tak terkecuali  STMA Trisakti. Lembaga pendidikan ini mendadak harus menghadapi masalah serius dampak pandemi Covid-19 ini. STMA Trisakti merupakan lembaga pendidikan tinggi formal di bidang asuransi yang pertama di Indonesia, berdiri tahun 1984 dengan nama Akademi Asuransi Trisakti (AKASTRI), yang kemudian berubah menjadi Sekolah Tinggi Manajemen Asuransi Trisakti (STMA Trisakti).

Contingency Plan

Sebagai lembaga pendidikan yang sudah berpengalaman, STMA Trisakti tentunya tidak boleh tinggal diam. Ada banyak risiko yang harus dihadapi lembaga ini sebagai dampak Covid-19. Risiko itu adalah kesehatan dan operasional belajar mengajar. Langkah cepat dilakukan dengan Identifikasi Risiko dan Penegendalian Risiko (IRPR). Sebagai perguruan tinggi yang fokus pada manajemen risiko dan asuransi tentunya konsep pengendalian risiko sudah sangat paham. Ketika sebuah virus dengan risiko penularan tinggi menyebar, langkah pertama lembaga  adalah melakukan tindakan pencegahan untuk melindungi karyawan, dosen dan mahasiswa. Mereka yang sakit atau berisiko terpapar virus harus tinggal di rumah. Bahkan  lembaga  mewajibkan untuk menjalani Work From Home (WFH) untuk karyawan dan belajar di rumah untuk mahasiswa (E-Learning). Kebijakan segera diambil dengan perhitungan dan persiapan yang matang, meliputi:

  • Karyawan, dosen dan mahasiswa yang tiba-tiba sakit pada hari itu harus segera dipisahkan dari karyawan, dosen dan mahasiswa lain diizinkan pulang.
  • Lembaga menyediakan fasilitas untuk kebersihan seperti air bersih, sabun, hand sanitizer dan tisu.
  • Semua area kerja dan sekitarnya dibersihkan dengan disinfektan secara rutin.
  • Karyawan, dosen dan mahasiswa yang sehat namun memiliki keluarga sakit status ODP (Orang Dalam Pemantauan) atau PDP (Pasien Dalam Pengawasan)  Covid-19 harus memberi tahu lembaga dan segera mengisolasi diri.

Lalu bagaimana dengan operasional belajar mengajar? Lembaga harus punya contingency plan. Contingency plan adalah suatu tindakan yang dirancang untuk membantu organisasi merespon secara efektif dan cepat ketika sebuah organisasi mengalami suatu peristiwa tak terduga yang memiliki potensi untuk mempengaruhi kondisi keuangan dan opresional perusahaan.

Pimpinan lembaga harus  mengambil langkah-langkah strategis. Covid-19 ini memaksa semua aktivitas harus dilakukan jarak jauh. Semua karyawan bekerja di rumah. Dosen dan mahasiswa melakukan belajar mengajar secara online. Pimpinan STMA Trisakti membuat solusi yang disebut “4E”.

Solusi  4E

Apakah itu solusi 4E? 4E kepanjangan dari E-Learning, E-Attending, E-Working, dan E-Marketing,  merupakan metode mengatasi kesulitan-kesulitan belajar mengajar serta operasional lembaga. Dengan 4E STMA Trisakti mampu melaksanakan aktivitasnya secara normal bahkan diapresiasi LLDIKTI  Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI sebagai salah satu perguruan tinggi yang sudah siap dengan metode E-Learning selama pandemik Covid-9. Selanjutnya STMA Trisakti mengembangkan Digital Technology berbasis online ini tidak hanya untuk E-Learning tapi juga  untuk absensi karyawan/dosen, memantau pekerjaannya selama WFH dan untuk aktivitas pemasaran.

E–Learning

E-learning merupakan pengiriman materi pembelajaran melalui suatu media elektronik seperti internet, intranet atau extranet, satelit broadcast, audio/video tape, interactive TV, CD-ROM, dan Computer Based Training (CBT). Dalam metode E-Learning ini STMA Trisakti menggunakan aplikasi Moodle dan Google Classroom.

Moodle (Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment) adalah perangkat lunak yang diproduksi untuk kegiatan belajar berbasis internet dan situs web dengan menggunakan prinsip social constructionist pedagogy. Aplikasi ini dapat diinstal di komputer/laptop. Peran pengajar dalam sistem Moodle ini antara lain, berhubungan dengan mahasiswa secara perorangan untuk memahami kebutuhan belajar mereka dan memoderatori diskusi serta aktivitas yang mengarahkan mahasiswa untuk mencapai tujuan belajar sesuai silabus.

Google Classroom adalah produk google yang terhubung dengan gmail, drivehangout, youtube dan calendar. Banyaknya fasilitas yang disediakan google classroom memudahkan para dosen dalam melaksanakan kegiatan pembelajaran. Mahasiswa  dapat melakukan pembelajaran dimana pun dan kapan pun dengan mengakses google classroom secara online.

Kedua aplikasi ini digunakan STMA Trisakti untuk proses belajar mengajar melalui metode E-Learning.

E-Attending

STMA Trisakti menginginkan kinerja karyawan dan dosen tetap terpantau selama WFH. Untuk itu dibuatlah suatu metode presensi melalui aplikasi AbsenKu. Aplikasi ini berbasis web untuk membantu permasalahan kehadiran karyawan khususnya dalam menjalankan pekerjaan yang membutuhkan mobilitas tinggi atau sedang menjalankan WFH. Foto kehadiran bisa didapat langsung melalui kamera smartphone saat absensi masuk, dan hanya karyawan yang memiliki akses yang dapat melakukan absensi. AbsenKu berjalan di cloud tanpa perlu instalasi. Cukup dengan smartphone, karyawan hanya butuh beberapa detik untuk melakukan absensi. Teknologi ini tanpa antre, tanpa ribet, lebih efisien dari mesin absensi fingerprint. Dilengkapi dengan teknologi GPS, sehingga lembaga dapat  memantau kehadiran karyawan secara langsung setiap saat dimana pun dan kapan pun. 

E-Working

Yang tak kalah pentingnya adalah bagaimana lembaga memantau implementasi pekerjaan yang sudah menjadi tugas dan kewajiban sehari-hari karyawan dan dosen. Untuk hal ini STMA Trisakti membentuk komunikasi menggunakan aplikasi dengan beberapa alternatif yaitu Zoom Meeting,  Microsoft Teams maupun Google Meet.

Zoom meeting adalah aplikasi video call atau konferensi video hingga 1.000 partisipan yang tersedia untuk multi platform sehingga  dapat dimanfaatkan untuk bekerja dari rumah selama WFH. 

Microsoft Teams adalah hub kolaborasi tim di Microsoft 365 yang mengintegrasikan semua orang, konten, dan alat yang dibutuhkan tim agar lebih terlibat dan efektif. Aplikasi ini  menyatukan orang-orang, percakapan, konten, dapat berkolaborasi dengan mudah. Microsoft Teams terintegrasi dengan aplikasi Office yang sudah tak asing lagi.

Google Meet merupakan aplikasi video conference . Aplikasi ini memungkinkan karyawan dan dosen untuk berkomunikasi dengan rekan-rekan kerjanya melalui video call. Mereka bisa   menggelar sebuah rapat secara online yang melibatkan hingga 350 peserta rapat online.

E–Marketing

Dalam situasi pandemi Covid-19, aktivitas mencari calon mahasiswa baru tidak boleh dilupakan. Kunci keberhasilan sebuah perguruan tinggi salah satunya ada pada kemampuan menarik mahasiswa-mahasiswa barunya. Untuk melakukan promosi-promosi di saat Covid-19 ini perlu terobosan-terobosan baru melalui promosi berbasis online. Selama pandemic Covid-19 ini tim pemasaran STMA Trisakti gencar melakukan promosi melalui IG Ads, Facebook Ads,  Line Chat dan lain-lain.

Instagram (IG Ads) merupakan  social media untuk mempromosikan produk dan menjangkau lebih banyak pelanggan melalui platform-nya. Saat ini di Indonesia sudah lebih 45 juta pengguna IG, sehingga STMA Trisakti memandang perlu memamfaatkan medsos ini untuk promosi.

Facebook Ads adalah fitur yang ditawarkan oleh facebook untuk mempromosikan atau mengiklankan suatu fanpage yang sebelumnya sudah dibuat oleh pengguna Facebook dengan jangkauan yang berbeda dan dapat diatur oleh pemasang iklan.Facebook sendiri merupakan situs jejaring sosial dengan platform yang memungkinkan para penggunanya untuk menciptakan halaman pribadi, menambahkan teman, serta mengirim pesan.

Saat ini Indonesia telah menempati peringkat keempat dengan total pengguna Facebook terbanyak di dunia, yaitu berjumlah 47 juta pengguna.Hal tersebut menandakan bahwa Jejaring sosial Facebook dianggap telah memiliki fungsi dan manfaat yang sudah dirasakan oleh banyak masyarakat di Indonesia. Inilah alasan STMA Trisakti memamfaatkan media sosial ini. 

Line Chat adalah sebuah aplikasi pengirim pesan instan gratis yang dapat digunakan pada berbagai platform seperti telepon cerdastablet, dan komputer. Aplikasi ini difungsikan dengan menggunakan jaringan internet sehingga pengguna Line dapat melakukan aktivitas seperti mengirim pesan teks, mengirim gambar, video, pesan suara, dan lain lain. Line Chat sebagai aplikasi pengirim pesan instan terlaris di 42 negara. Aplikasi ini banyak digunakan kaum milenial yang senang menggunakan komunikasi cepat dengan konten-konten yang menarik dan santai. 

Keunggulan media social ini tidak disia-siakan oleh tim marketing STMA Trisakti.

Pada akhirnya teknologi jugalah yang menyelamatkan kebutuhan manusia selama pandemi COVID-19. Kita bersyukur teknologi digital online sudah lebih dahulu terbangun sebelum pandemi COVID-19 mewabah. Tuhan masih menyayangi umatnya.

(Artikel ini bagian dari program “Bulan Menulis 2020” dari para Kupasian dalam merespon Pandemi Covid-19)

Dosen Sekolah Tinggi Manajemen Asuransi (STMA) Trisakti, Komisaris Independen PT. Bess Central Insurance

No Comments

Leave a Reply

Scroll Up