Search and Hit Enter

Pengalaman Seorang CEO di Masa Pandemi COVID-19

Ketika diminta menulis artikel oleh sahabat saya, ketua KUPASI, Ibu Ana Mustamin, di Bulan Menulis KUPASI, langsung terbetik ide menceritakan pengalaman saya sebagai CEO perusahaan asuransi jiwa di saat pandemi COVID-19 berlangsung. Saya diskusi dengan Ibu Ana dan dia mengatakan bahwa itu ide yang bagus karena masa seperti ini mungkin tidak akan terulang kembali (semoga). Harapan saya, tulisan ini bisa ikut menginspirasi. 

Seperti kita ketahui, pandemi virus korona di Indonesia diawali dengan temuan penderita penyakit COVID-19 pada 2 Maret 2020. Hingga tulisan ini ditulis pada 16 Mei 2020, informasi dari website https://covid19.go.id/ per tanggal 15 Mei 2020 telah terkonfirmasi 16.496 kasus positif Covid-19 dengan 3.803 kasus sembuh dan 1.076 kasus meninggal. Sebagai tanggapan terhadap pandemi ini, beberapa wilayah telah memberlakukan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB). Pandemi ini telah mengakibatkan banyak hal berubah drastis. Cara kita bersosialiasi berubah, cara berbisnis berubah, bahkan perilaku di rumah pun berubah. Ini yang disebut “New Normal”. 

Menurut Wikipedia, ‘New Normal‘ adalah istilah dalam bisnis dan ekonomi yang mengacu pada kondisi keuangan setelah krisis keuangan 2007-2008 dan setelah resesi global 2008-2012. Istilah ini muncul dari konteks mengingatkan kepercayaan para ekonom dan pembuat kebijakan bahwa ekonomi industri akan kembali ke cara terbaru mereka setelah krisis keuangan 2007-2008. 

Istilah ‘New Normal’ sejak saat itu telah digunakan dalam berbagai konteks lain untuk menyiratkan bahwa sesuatu yang sebelumnya tidak normal telah menjadi biasa.

Pada tahun 2019-2020 saat pandemi COVID-19 melanda berbagai negara di dunia termasuk Indonesia, frasa ‘New Normal’ mengacu pada perubahan perilaku manusia setelah pandemi ini, dimana pandemi COVID-19 ini akan mengubah kehidupan sehari-hari bagi kebanyakan orang. Ini termasuk membatasi kontak orang ke orang, seperti jabat tangan dan pelukan. Selain itu, menjaga jarak dari orang lain, secara umum, kemungkinan akan bertahan. 

Selama dan pasca pandemi COVID-19 akan tercipta ‘New Normal’ atau perilaku manusia yang baru yang berbeda dan berubah dari perilaku sebelumnya (Old Normal). Perilaku itu, antara lain lebih peduli terhadap kebersihan dengan selalu menggunakan masker untuk menutup mulut dan hidung saat bepergian dan selalu rutin mencuci tangan; lebih peduli terhadap kesehatan dengan menjaga kekebalan tubuh melalui olahraga teratur dan makan makanan bergizi; lebih membatasi pertemuan secara langsung dengan orang lain, baik itu dalam beribadah, belajar, bekerja dan berbelanja, dimana semua itu akhirnya lebih banyak dilakukan secara daring atau online; lebih menjaga jarak dengan orang lain saat menggunakan transportasi publik dan atau saat mengantri di perkantoran dan pertokoan.

Saya kebetulan mengemban amanah sebagai CEO perusahaan asuransi jiwa ketika semua kondisi ini berlangsung. Tentu saja, ini melahirkan tantangan tersendiri saat harus mengendalikan perusahaan di tengah situasi yang serba terbatas.

Pada Januari 2020, ketika saya kembali dari liburan bersama keluarga di awal tahun di Taiwan, operasional kantor masih berlangsung normal seperti sebelumnya. Kami merayakan awal tahun dengan penuh optimisme walaupun sebenarnya saya sudah mendengar berita adanya virus yang menyebar dengan cepat di kota Wuhan sewaktu saya masih di Taiwan. Namun saya menganggap berita tersebut hanya berita lokal dan tidak akan berdampak ke negara lain. Apalagi Indonesia yang jaraknya cukup jauh dari kota Wuhan tersebut. Di Taiwan pun semua kegiatan masih berjalan normal, kami masih jalan-jalan dan berbelanja di pasar kota Taiwan yang ramai sekali. 

Di bulan Februari, penyebaran virus korona makin meluas keluar kota Wuhan dan mulai menjangkiti negara-negara lain. Namun aktivitas di perusahaan masih normal. Kami masih mengunjungi para pemegang polis, baik di kantor ataupun di rumah mereka. Di awal Maret, kasus pertama penderita penyakit COVID-19 di Jakarta diumumkan dan hal itu sudah mulai membuat saya berpikir bahwa hal ini bukan perkara biasa lagi dan bisa mengancam bisnis perusahaan asuransi jiwa. Benar saja, tidak lama sejak pengumuman pasien pertama, dengan cepat penularan terjadi di Jakarta dan kemudian ke kota-kota lain di Indonesia. 

Untuk mencegah laju penyebaran COVID-19 di Indonesia, pemerintah Indonesia akhirnya memutuskan untuk menerapkan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) pada 31 Maret 2020, hampir sebulan sejak kasus COVID-19 pertama kali ditemukan di Indonesia. PSBB atau bisa diartikan sebagai lockdown parsial merupakan salah satu intervensi yang dilakukan pemerintah setelah sebelumnya mengimbau masyarakat untuk menjaga jarak (physical distancing). Kebijakan ini membatasi mobilitas masyarakat, salah satunya dengan menutup sekolah-sekolah dan kantor-kantor, guna memutus rantai penyebaran virus SARS-CoV-2, penyebab COVID-19.

Penerapan PSBB ini membuat banyak perusahaan harus menyesuaikan kebijakannya. Untuk perusahaan yang saya pimpin, diberlakukan kebijakan Work From Home (WHF) bagi karyawan di awal April 2020. Namun karena masih adanya paper work yang tetap harus dilakukan di kantor, maka Work At Office (WAO) masih diberlakukan dimana sekitar 20% karyawan tetap masuk ke kantor secara bergiliran seminggu sekali. Dengan diberlakukan WFH ini maka banyak kegiatan operasional yang harus disesuaikan. Semua meeting dilakukan secara online atau virtual menggunakan aplikasi. Awalnya aplikasi yang digunakan adalah Zoom, namun setelah adanya isu tentang keamanan Zoom maka semua meeting virtual menggunakan aplikasi Microsoft Teams yang dianggap lebih aman. 

Setiap pagi karyawan diminta melakukan absensi di aplikasi human capital yang dimiliki perusahaan karena sebelumnya absensi menggunakan finger print. Direksi dan para Head pun dengan rajin menyapa team-nya di WAG khusus yang dibuat untuk WFH. Tapi karena ini merupakan kebiasaan baru, di awal-awal masih saja ada karyawan yang lupa absen di aplikasi human capital. Jadi Direksi mengingatkan di WAG sambil bercanda bahwa karyawan tersebut tidak WFH tapi SAO (Sleep At Home). Karyawan tersebut langsung melakukan absensi begitu membaca WAG tersebut. 

Cerita tentang karyawan yang WAO juga menarik. Mereka masih sering lupa untuk menjaga jarak antar karyawan dan lupa menggunakan masker selama di kantor. Jadi salah satu tugas “baru” para Head dan Direksi adalah mengingatkan mereka untuk tetap menjaga jarak saat berbicara satu sama lain dan selalu menggunakan masker walaupun sudah berada di kantor. Perusahaan juga mewajibkan para karyawan yang sebelumnya biasa menggunakan kendaraan umum ke kantor, berubah menggunakan kendaraan non umum seperti Grab Taxi atau Go Car dengan biaya ditanggung perusahaan. Semua hal ini dilakukan demi menjaga keamanan karyawan dari risiko tertularnya virus korona. Kalau dilihat, banyak hal “lucu” yang terjadi karena berubahnya perilaku karyawan ini yang disebabkan keadaan New Normal. Saya melihat bahwa perilaku Old Normal tidak bisa langsung berubah, harus diawasi terus pelaksanaannya sehingga menjadi kebiasaan baru. Namun setelah berjalan sekitar satu bulan, perilaku baru sudah terbentuk. Sekarang, setiap kali masuk ruangan kantor, semua karyawan langsung mencuci tangannya dengan hand sanitiser yang disediakan di depan pintu masuk. 

Operasional perusahaan pun banyak perubahan untuk menyesuaikan kondisi New Normal ini. Di front line, penjualan akan lebih banyak dilakukan secara online walaupun distribusinya di keadaan Old Normal adalah face to face selling seperti agency, bancassurance dan employee benefit. Agen asuransi akan bertemu prospeknya secara online, bukan di kantor, di cafe atau di rumah prospek. Petugas bancassurance juga akan bertemu calon nasabahnya secara online, bukan di bank. Sales employee benefit juga akan melakukan presentasi secara online, bukan di kantor perusahaan prospek lagi. Di back office, proses operasional juga akan dilakukan secara online dan paperless.  Proses underwriting dilakukan tanpa Surat Permintaan Asuransi Jiwa hard copy dan di-underwrite berdasarkan data yang dikirim dari smartphone/laptop agen langsung ke PC underwriter. Polis akan diterbitkan secara elektronik dan tidak mencetak hard copy lagi. Pengirimannya juga akan melalui email dan notifikasi melalui WA. 

Di bagian klaim juga demikian. Klaim akan dikirimkan dengan e-form dan langsung masuk ke PC bagian klaim. Semua dokumen yang dilampirkan juga bentuknya paperless. Saat ini, sebagian persetujuan dari Direksi sudah dilakukan melalui email, sudah tidak dibutuhkan tanda tangan basah Direksi. Bisa dikatakan bahwa situasi WFH seperti sekarang yang “memaksa” proses tersebut terjadi. Dan secara psikologis, karyawan pasti  terpengaruh dengan kondisi seperti ini dimana interaksi lebih banyak dilakukan secara virtual dibandingkan bertemu langsung.

Untuk training-training karyawan sekarang pun dilakukan secara online. Saya pribadi jadi sering ikut pelatihan secara online dan rasanya memang “aneh” awalnya karena belum terbiasa. Dan saya juga beberapa kali diminta menjadi speaker seminar yang disebut webinar dan membawakan kelas manajemen risiko secara online di suatu perguruan tinggi swasta. Rasanya memang “berbeda” dengan seminar dan kelas face to face karena interaksi menjadi lebih satu arah. Misalnya di webinar tersebut saya  membawakan materi terus tanpa jeda (berbicara dengan mempelihatkan slide) selama setengah jam, bahkan waktu membawakan kelas online saya bicara terus selama 2 jam. Setelah membawakan materi barulah dibuka sesi tanya jawab. Padahal kalau di seminar atau di kelas biasa, saya lebih suka membawakan materi secara interaktif, artinya kapan pun peserta seminar atau mahasiswa bertanya saat saya berbicara. Sebab menurut saya, itu menjadi stimulasi untuk memberikan sharing yang lebih luas dibandingkan materi yang ada.   

Yang sedikit menyedihkan, menurut saya, adalah masa pandemi ini berlangsung sampai bulan Ramadan di tahun ini. Tahun lalu, saat bulan puasa seperti ini, banyak sekali undangan buka puasa bersama oleh teman-teman muslim atau saya yang mengundang mereka untuk buka puasa bersama dalam rangka menyambung silaturahmi. Demikian juga perusahaan melakukan buka puasa bersama Direksi dan seluruh karyawan. Tahun ini semuanya tidak ada. Saya jadi merindukan masa-masa kebersamaan dengan karyawan, kolega, sahabat, teman dan klien.

Pengalaman sebagai pemimpin perusahaan selama masa pandemi COVID-19 ini sangat menarik dan menantang. Sebagai seorang CEO, saya harus selalu memberikan semangat kepada seluruh karyawan bahwa kondisi ini akan berakhir, cepat atau lambat. Namun saya juga mengingatkan mereka bahwa setelah pandemi ini berakhir, keadaan tidak akan kembali normal sebagaimana kita tahu sebelumnya. Yang terjadi adalah New Normal sehingga seluruh Direksi dan karyawan mempersiapkan diri dengan kondisi New Normal tersebut. Demikian sharing saya. Semoga bermanfaat. 

(Artikel ini bagian dari program “Bulan Menulis 2020” dari para Kupasian dalam merespon Pandemi Covid-19)

CEO PT Capital Life Indonesia.

No Comments

Leave a Reply

Scroll Up