Search and Hit Enter

Video Conference Juga Ada Etikanya, Lho

Tidak dapat dipungkiri dalam keadaan sebagian besar perusahaan melakukan Work From Home (WFH)  sebagai bagian dari upaya pencegahan dan penanggulangan pandemi Covid-19, kegiatan yang paling sering dilakukan untuk berkomunikasi dan koordinasi adalah dengan menyelenggarakan video conference (VC) yang ditunjang oleh jaringan internet dan teknologi informasi lainnya. Mungkin bagi sebagian besar masyarakat Indonesia termasuk pekerja white collar sekalipun baru menggunakan cara VC ini dalam melakukan rapat. Oleh karena itu, belum tentu juga semua perusahaan dan personal memiliki tata tertib atau mengetahui tata krama dalam menyelenggarakan atau mengikuti rapat dengan cara VC ini.

Di bawah ini penulis sampaikan 15 hal yang kiranya dapat digunakan sebagai bahan untuk menjadi aturan/tata tertib bagi sebuah perusahaan sehingga tidak ada satu pun peserta rapat yang memiliki rasa bertanya-tanya apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam mengikuti sebuah VC. Selain itu, ke 15 hal tersebut dapat juga menjadi pengetahuan umum bagi masyarakat di luar perusahaan dalam mengikuti sebuah pertemuan yang pesertanya masyarakat luas, misalnya yang saat ini sedang booming, yaitu webinar (ini mungkin singkatan dari seminar berbasis web, ya?). Bahan ini saya kompilasi dari apa yang disarankan oleh Meredith Heart, dari Owllab (penyedia teknologi VC), TechRepublic (juga penyedia teknologi VC) dan Annita George dari Digital Trends sebagaimana dikutip ABC News ditambahkan dengan pengalaman penulis sendiri.

Ke 15 hal tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Rapat itu harus memiliki agenda sehingga jelas apa yang akan dibicarakan, apa yang akan dicapai. Dengan demikian VC berlangsung efektif tidak ngalor-ngidul. Mohon diingat VC ini membutuhkan biaya penyelenggaraan dan peralatan yang cukup besar.
  2. Laporkan rencana kehadiran atau ketidakhadiran Anda. Sebaiknya Anda menginformasikan sekiranya batal hadir atau terlambat hadir, sehingga perserta rapat lain tidak menghabiskan waktu membicarakan yang tidak perlu hanya karena menunggu kehadiran Anda.
  3. Uji terlebih dahulu perangkat rapat untuk memastikan semua peralatan berjalan sebagaimana mestinya saat rapat sedang berlangsung. 
  4. Lakukan persiapan teknis sebaik mungkin seperti cahaya di ruangan harus diatur sedemikian rupa sehingga peserta lain dapat melihat wajah Anda dengan cukup jelas. Atur pula arah dan posisi kamera sehingga Anda tepat menghadap kepada ruang rapat dengan posisi badan yang tegak lurus ke arah kamera. Gunakan latar belakang artificial bila kondisi yang sebenarnya kurang pantas dilihat peserta lain (misalnya berantakan).
  5. Gunakan penampilan (pakaian dan perhiasan/assesori serta tata rambut) yang cocok  untuk suasana bekerja atau bertemu dengan orang lain yang Anda hormati.
  6. Jangan coba-coba menyelinap keluar dari rapat. Jika Anda memiliki jadwal lain yang bersamaan beritahu pemimpin rapat atau administrator rapat. Pada umumnya aplikasi computer pendukung VC memiliki fasilitas untuk chatting. Sampaikanlah bahwa Anda meninggalkan rapat melalui fasilitas tersebut. Kalaupun Anda perlu meninggalkan “ruang rapat” hanya untuk sesaat (misalnya Anda butuh ke toilet) jangan biarkan peserta lain melihat kursi kosong, tetapi lebih baik melihat layar bertuliskan nama Anda. Itu pun sebaiknya Anda menuliskan pesan terlebih dahulu bahwa Anda perlu meninggalkan “ruang rapat” sejenak dan akan kembali dalam waktu yang tidak terlalu lama.
  7. Bersiaplah sebaik mungkin. Bersihkan meja dari arsip yang tidak perlu, siapkan alat mencatat dan hadirlah tepat waktu (kata pepata, lebih baik datang awal 10 menit dari pada terlambat biar pun hanya satu menit).
  8. Pilihlah tempat yang sunyi dan sepi. Mikrofon Anda dapat menangkap suara-suara lain yang tidak diinginkan terdengar oleh peserta rapat lain.
  9. Jika Anda penyuka hewan peliharaan yang biasa ditempatkan dalam rumah, tempatkan hewan itu di ruangan lain jangan sampai mengganggu peserta rapat lain melalui video Anda.
  10. Fokus! Jika Anda terbiasa melihat sosial media entah Facebook. IG, Twitter atau yang lainnya secara rutin, hentikan dulu kebiasaan itu selama mengikuti pertemuan. Anda ikut rapat sambil makan makanan ringan dan minum itu tidak masalah tapi lakukanlah dengan cara yang sopan dan tidak melakukan gerakan atau menimbulkan bunyi yang dapat mengganggu konsentrasi peserta lain.
  11. Bicaralah dengan lantang. Belum tentu jaringan rekan-rekan peserta rapat lainnya sebaik yang Anda miliki. Tapi jangan berteriak.
  12. Sebutkan nama Anda terlebih dalam pertemuan besar yang tidak semua saling mengenal. Lakukanlah agar peserta tidak penasaran pada siapa sang genius itu sehingga memberikan komentar atau kontibusi yang sangat bermanfaat.
  13. Bisukan (mute) mikrofon Anda pada saat Anda sedang tidak akan berbicara dalam pertemuan itu. Sesepi apapun ruangan Anda tidak akan sesepi dengan membisukan mikrofon Anda
  14. Hidupkan mikrofon Anda saat Anda berbicara. Tentu peserta rapat lain tidak ingin melihat mulut atau tangan Anda bergerak-gerak sedangkan Anda dalam keadaan Anda “membisu”.
  15. Jangan menyela, gunakan fasilitas chatting.

Semoga bermanfaat.

No Comments

Leave a Reply

Scroll Up